Potrjevanje organizacije za VMC: pojasnjene zahteve glede dokumentacije
Če želite pridobiti potrdilo Verified Mark Certificate (VMC) in prikazati logotip svoje blagovne znamke v e-poštnih predalih, mora vaša organizacija opraviti temeljit postopek potrjevanja.
Zakaj je potrjevanje organizacije pomembno za VMC
Potrjevanje organizacije je ključni korak v postopku VMC, ki zagotavlja, da lahko svoje logotipe v e-poštnih odjemalcih prikazujejo le legitimna podjetja. Organi za izdajo potrdil (CA) s tem postopkom preverijo pravni obstoj, identiteto in pooblastila vašega podjetja za uporabo logotipa z blagovno znamko ter ga tako zaščitijo pred goljufijami in zlorabami.
Osnovne zahteve glede dokumentacije za potrjevanje organizacije
- Dokumenti za registracijo podjetja: Predložite uradne dokumente, ki dokazujejo pravni obstoj vaše organizacije, kot so potrdilo o ustanovitvi, poslovna licenca ali registracija pri državnem organu.
- Preverjanje aktivnega statusa: Pristojni organ bo preveril, ali je vaše podjetje aktivno in v dobrem stanju. To lahko zahteva zadnja letna poročila, davčne prijave ali potrdilo lokalnega organa o dobrem položaju.
- Potrditev fizičnega naslova: Predložite dokazilo o fizičnem naslovu organizacije, na primer nedavni račun za komunalne storitve, bančni izpisek ali vladno korespondenco. Naslov se mora ujemati z vašo poslovno registracijo.
- Identifikacija pooblaščenega podpisnika: Navedite osebo, ki je pooblaščena, da v imenu vaše organizacije zaprosi za VMC. To lahko zahteva notarsko overjeno pooblastilo, sklep upravnega odbora ali drugo uradno dokumentacijo.
- Dokazilo o lastništvu domene: Dokažite nadzor nad domeno, za katero se zahteva VMC. To običajno storite s preverjanjem e-pošte, zapisom DNS TXT ali prenosom datoteke na spletno mesto po navodilih overitelja.
- Dokumentacija o blagovni znamki: Predložite potrdilo ali uradni zapis o registrirani blagovni znamki in zagotovite, da se logotip natančno ujema z blagovno znamko.
Dodatna dokumentacija, ki se lahko zahteva
- Organizacijska shema ali struktura: Pri kompleksnih organizacijah se lahko zahteva preglednica, ki prikazuje razmerja med matičnimi, hčerinskimi ali povezanimi družbami, zlasti če je blagovna znamka v lasti drugega subjekta.
- Licenčne pogodbe: Če vaša organizacija ni neposredni lastnik blagovne znamke, predložite uradno licenčno pogodbo, ki podeljuje pravice do uporabe znamke za namene VMC.
- Dokazila o nadzoru kakovosti: Za licenčne znamke priložite dokumentacijo, ki prikazuje nadzor lastnika blagovne znamke in določbe o nadzoru kakovosti.
Pogoste pasti in kako se jim izogniti
- Neusklajene informacije: Prepričajte se, da je v vseh predloženih dokumentih uporabljeno isto pravno ime in naslov kot v zapisih o blagovni znamki in domeni.
- potekli ali nepopolni dokumenti: Zastareli ali manjkajoči dokumenti lahko odložijo odobritev.
- Nejasno pooblastilo: Jasno opredelite in dokumentirajte osebo, ki je pooblaščena za delovanje v imenu vaše organizacije v postopku VMC.
Zadnji koraki pred oddajo vloge VMC
- Dvakrat preverite vso dokumentacijo: Pred predložitvijo preverite točnost, doslednost in popolnost.
- Zagotovite ujemanje zapisov: Prepričajte se, da se vaši zapisi o registraciji podjetja, blagovni znamki in domeni ujemajo.
- Pripravite se na dodatne zahteve: Pripravite se na takojšen odziv na morebitne dodatne zahteve po informacijah, ki jih zahteva organ za potrjevanje.
Potrebujete pomoč pri pripravi dokumentacije vaše organizacije za VMC?
Obrnite se na naše strokovnjake za podporo, ki vam bodo svetovali glede zahtev za potrjevanje, skladnost in certifikate.
Več odgovorov najdete v našem razdelku Pogosta vprašanja o VMC in BIMI.
Natančna in posodobljena dokumentacija je ključ do hitrega in uspešnega potrjevanja organizacije VMC - pred prijavo dvakrat preverite vse podrobnosti.